1、创建：模板、命名、分类、权限首先，任何项目文件的创建都需要遵循固定的文件模板，满足其对内容、格式的基本要求，以便更好的体现出文件所要展现的内容。例如，设置文件的页眉页脚格式、文件的目录样式以及文件的字体等。不同类别的文件应具有不同的模板，以便操作者能够更好地明白，在建立不同文件时所需要采用哪种类型的模板。如果文件模板发生变更，必须及时知会使用者，做好文件的模版管理。其次，需要注意文件的命名与分类。管理者必须规定项目文件命名与分类的依据和要求，以便使用者能够快速准确的定位自己所需的文件。最后，为新建的文件设置权限。由于一个项目中，同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成，因此，权限设置必须类型广、组合多。针对特殊情况具有特殊的方法来应对。这里应当注意，权限管理是为了让项目人员在许可的权限下，更加可靠、准确的使用文件，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。
2、审批：以文件为核心建立流程文件管理审批的出发点和传统项目管理软件不同。文件管理的审批应该以文件为核心建立流程，不论是文件的权限申请还是文件会签，一切操作始终围绕着文件本身。因此，放弃用OA走流程，用邮件传附件的文件审批方式，采用一套以文件为核心的在线流程，可以让审批变得简单。
3、发布：统一、快速、准确的发布渠道将项目文件的创建、修改等消息快速而又准确的通知到每一个人的渠道很关键。所有信息均是围绕着文件操作，保证信息的准确性。同时，要满足现在移动办公的时代潮流，不论是网页、APP还是微信，都要保证能在第一时间收到信息。
4、处理：在线搜索、移动使用、版本管理文件处理是文件管理的重中之重，因为围绕文件建立的一切标准和要求最终都是为了方便使用。在项目文件使用中，大家最常遇到的问题是如何查找文件、如何快速预览和修改文件、如何管理不同版本的文件。搜索则是大家查找信息不可或缺的手段。相比于按照结构树一层一层去寻找，根据文件内容、属性等标签去搜索文件无疑会事半功倍。强大的搜索应该覆盖文件的方方面面，不论是文件的名称、内容、修改时间，还是修改人、分类和自定义属性。越详细的搜索条件，就能越快速的定位所需文件，这时候，前面的文件分类和标签就起到了相当大的作用。在这个移动办公越来越普遍的时代，许多工作不再受时间和地点的限制。相匹配的，大家也应该能够随时随地的查看文件。不论是网页、平板还是手机，不论是Word、Excel还是PDF，只要有网络，各种文件的预览需求都应该统统被满足。最后，还要管理好文件的不同版本。在一个项目中，文件在使用过程中发生变更是很常见的现象。对于发生变更的文件，最好的方法就是版本管理。首先，要有详细的文件变更日志，知道何人何时修改了文件，通过版本比较，能快速的找到不同点；其次，文件的最终版要能够方便人使用，如果出现只能看变更历史才知道最终版本，将大大提高使用成本。对于旧版本，同样应该记录保留，不论是版本查阅还是版本回溯，完善的版本管理会将每一个文件版本的价值最大化。
5、分发：分享、发布、订阅等文件分发与消息发布的要求类似，既要保证传递文件的准确性，同时要保证消息的及时性。使用QQ、邮箱来传递文件，不仅速度慢，而且容易造成文件的丢失和损坏。因此，文件分发必须要保证统一、安全、快速。通过文件分享或发布取代传统的附件形式，既能够在同一平台上实现文件的快速流转，又能够满足不同人员的不同权限要求。
6、定稿：签收、归档、备份当文件经历创建、修改、审批等种种过程之后，最终被批准定稿。一个已经定稿的标准化文件，是不允许随意变更或移动的。为了确保文件内容的准确性与完整性呢，一方面：可以通过完善的权限管理来约束相关人员的操作，另一方面可通过文件的状态标记为文件设置一定的操作限制，从而达到项目文件的管理需求。当然，为了应对各种突发状况，文件的容灾备份也是必不可少的。