举办国际会议时工作人员的主要来源和举办会议前对工作人员的培训、编入会议机构和食宿安排。对工作人员的管理将保证国际会议取得成功的重要元素。
第一步、国际会议工作人员的来源。
1、 我国财政部对国际会议工作人员的人数有一定的标准。有300名会议代表参加的国际会议，可按10:1的比例安排工作人员，超过300人以上的部分则按15:1的比例。按这个标准，大型国际会议就会有几百名工作人员。国际会议的工作人员来自许多机构，包括主办单位的各级领导和工作人员，专业会议机构的工作人员，来自公安、消防和交通管理等政府部门的工作人员，设备、展览和汽车公司的人员，旅行社的人员，同时还包括大量的志愿者，其中主要是在校的学生。(1)主办单位的工作人员 主办单位在举办一个大型国际会议时，单位的各级领导都会高度重视，有时还会将整个单位的各个机构也搬到会议现场作为会议机构去管理会议。
2、(2)承办机构的工作人员 大型国际会议的承办机构大多都是专业会议组织机构，这些机构已经举办过几十个甚至上百个国际会议，工作人员都“久经沙场”，有着丰富的现场处理问题的能力和经验，他们是整个国际会议工作人员的中坚力量。主办机构的人常称他们是国际会议工作人员中的“正规军”。
3、(3)政府部门的工作人员 举办大型国际会议特别是还附设有规模比较大的展览时，就会有公安和消防的工作人员参加会议的组织工作。当会议出现突发事件的时候，他们的参与往往能使问题高效率地得到解决。
4、(4)硬件服务供应商 有的会议也将硬件供应商的工作人员吸收到会议的各个组织机构中，能够起到很好的作用。例如，设备公司的经理可以直接参与设备组的工作，汽车公司的调度可以参与交通组的工作，饭店销售部的经理参与接待组的工作。采用这种方式既减少了会议本身的工作人员，也更利于软硬件的相互沟通，提高工作效率。
5、(5)志愿者 会议的志愿者主要来自在校学生。有些会议组织者片面地认为参与国际会议工作的学生的学历越高越好，有博士不用硕士，有硕士不用本科。其实，实际的情况完全相反，因为志愿者在国际会议中主要做的是会务工作，许多高学历的学生并不安心做这些会务工作，恰恰是一些高等职业学校的学生更适合做这些会务工作。例如，在第28届国际心理大会上2400名国外会议代表进行现场注册就是由来自北京联合大学的20多名大专学生完成的。
第二步、工作人员的培训
1、召开工作人员培训会议。2、发给工作人员工作手册。3、发给在校学生志愿者手册。
2、 国际会议是一项重要外事活动，需要所有为会议服务的工作人员都要有一定基本素质才能胜任工作。不仅是在校学生，所有会议工作人员都应接受外事培训，提高外事政策水平，增强和外国人打交道的本领。在条件允许的情况下，在会前的一周左右将全部的工作人员集中在一起召开动员会，由会议主办单位的领导进行动员，请专门的外事工作者或者具有丰富外事经验的专业会议机构的人员授课，使所有的工作人员都能认识到我国是个文明古国，素有“礼仪之邦”的称弓。在举办国际会议的过程中，不管是在大型活动中还是平时细小的个人交往中，工作人员的一言一行都不仅是个人的行为，而且代表了国家，要随时注意必要的外事礼节和礼仪，克服我国民众经常出现的一些不良习惯。集中培训前应发给每位工作人员一本工作手册，在集中培训结束后，工作人员仍要学习。
第三步、将所有的工作人员全部统一编入会议机构。
1、 建立统一的会议管理机构是从组织上保障国际会议取得成功的重要环节。所有的会议工作人员都要打破原来行政单位的编制，不管在原来的机构担任什么职务，全部统一编人会议管理机构。会议组织者要将事先准备好的任务分配给每位工作人员，定岗定编，要求工作人员非常清楚自己在会议期间的工作岗位和主要任务。会议机构也要吸收会议举办场所的工作人员，要明确双方的工作和努力都是为会议服务，共同研究会议各个方面的工作，不能再有相互的界限。各个机构的负责人虽然都是临时任命，但一定要保持高度的权威性，要保证会议的所有工作人员都能做到令行禁止，步调一致，像军事组织一样，保证会议的成功。
第四步、工作人员食宿安排。
1、 “大军未动，粮草先行”，安排会议期间工作人员的食宿是一件非常重要的工作。(1)工作人员进住的时间 工作人员到位早，可以使来自各个不同单位的人员早见面，相互熟悉，有利于今后几天的工作。同时会议各部分工作也可以尽早开始，使现场筹备工作更快落实，即使临时出现问题也有充分的时间进行补救。但是，工作人员进住时间早会产生更多的费用。例如，在北京举办国际会议，每个工作人员每天都需要几百元的支出，累计起来将是相当大的一笔费用。工作人员比较合适的进住时间是现场注册日期的前一天。
2、(2)工作人员的集合 工作人员应该按会议规定的统一时间进住会议。为了减少会议的开支，在不影响工作的前提下，尽量不安排工作人员住宿。安排住宿的人员先到下榻的饭店办理人住手续，然后再到指定的地点集合，不住宿的人员直接按规定的时间和地点集合。由于这是会议工作的第一个活动，会议组织者一定要严格要求，对违反规定的工作人员要提出严厉批评。
3、(3)工作人员的工作餐 目前，在我国举办的国际会议无一例外，都要给工作人员提供工作餐。遇到大型国际会议，安排几百名工作人员的三餐也是一项很复杂的工作。由于工作人员在会议中担负的任务不同，像在机场接机和现场注册工作的特殊性，工作人员不能保证按点吃饭，工作餐应尽量安排自助餐的形式，就餐时间应尽可能地延长，以保证所有工作人员都能就餐。会议正式开始后，如果会议向会议代表提供午餐，工作人员就可以与会议代表共同就餐，不用单独再给工作人员安排工作餐。住会工作人员的早餐和晚餐通常安排在所下榻的饭店，不住会的工作人员的早晚餐自行解决，可适当发放误餐费。
第五步、工作人员的现场管理。
1、5．工作人员的现场管理高水平的国际会议管理，需要高水平的会议管理人员。由于国际会议的工作机构都是临时成立的，工作人员都是临时调入的，因此对工作人员的管理存在相当大的难度。通常，国际会议管理工作人员应遵循下面一些基本原则：(1)工作人员要坚守岗位 应要求国际会议的所有工作人员都要坚守自己的岗位。在会议注册的前几天，由于所有的工作人员都忙于自己的工作，这个问题并不突出，等到会议正常进行时．特别是会议快结束的几天，工作相对减少了很多，有些工作岗位甚至一天都不会有多少会议代表前来咨询，这时就会出现工作人员不能坚守岗位，甚至不知去向的现象。遇有会议代表前来询问问题，却找不到工作人员的情况会给会议造成不良的影响。
2、(2)工作人员要服从指挥 要求国际会议所有工作人员都要绝对服从领导。举办大型国际会议的现场就像战场，每个人的工作都异常繁忙。来自高等学府的研究生，有可能被分配到机场接机，而有的学生却安排接待特邀的大会报告人，工作的差异使得有些工作人员产生抱怨情绪，有的甚至不服从工作分配。举办国际会议的过程中也经常有突发情况，需要临时改变某些工作人员的岗位，工作人员应服从指挥，遇有抵触情绪甚至不服从的情况时，会议组织者要采取果断措施，坚决劝其离会。
3、(3)工作人员遇事要请示汇报 虽然会前工作人员都经过短暂的培训，但是在举办国际会议的过程中真的遇到了突发事件，大多数工作人员还都不会处理，就需要工作人员主动向上级请示，不得擅自做主。例如，国外会议代表出现疾病甚至死亡时，出现丢失物品甚至护照时，由于外国人处理这类事情的方式和中国人有很大的不同，所以需要请示汇报。
4、(4)要坚持每天例会制度 为了加强对国际会议的管理，会议组织者每天都要在工作结束后召开全体工作人员的例会。在会上首先要求各个部门的领导对当天本部门工作进行简单的总结，表扬工作突出的工作人员，并对不足提出批评。会议组织者做总结性发言，例会的时间应该尽量缩短，但要解决实际问题。召开例会虽然比较麻烦，也要耽误工作人员的休息时间，但是对工作人员的管理确实是一种行之有效的措施。
5、(5)工作人员任务结束后离会 当某些机构出现任务少而人员多的情况时，就称为人浮于事。国际会议的后半段经常会出现人浮于事的现象。例如，国际会议在刚开始举办的时候注册需要的工作人员最多，往往能占到整个工作人员的1/3但注册结束后这里的工作人员却无事可做，经常出现三五成群聊天或者看报纸杂志，形成了非常涣散的局面，影响了整个会议的精神面貌。此时会议组织者就应该及时减少工作人员，富余出来的工作人员就可以提前撤离会议，防止有些国际会议出现的工作人员吃会住会的不良现象发生。