通知是上级告知下级机蔡龇呶挞关或有关人员所知道或办理的事项以及同级机关传递情况的种公文,它具有告知、指示、布置三种特性。从行文方向看,通知膈套甘勰主要是下行文,也有少部分通知是平行文。但通知没有上行文,即下级机关对上级机关行文不能用通知。这是通知写作中最忌讳的一个方面。
目前,通知与其他公文相混淆的现象屡见不鲜,下边的篇“紧急通知”就是文种含混的典型败笔。现将文病试作评改。
一、原文(只录标题、主送单位和正文,发文机关等具体名称略)
关于要求解决××中学生产实习基地的紧急通知
县人民政府:
为实现中学办学方向上的转轨,发展职业技术教育,国家教委计划将一批办学条件好、效益高的职业高中,通过检查评比确认为省级重点职业高级中学。据悉,××分到的指标是二所。而且明显的意向是将其中一所落实到少数民族县。为此,××地区行署将我县××中学作为确认对象向区人民政府提出申报,区教委职教处×处长一行六人,受区人民政府委托,将根据××地区行署的申报,于本月18日到××复查。由于此次确认省级重点职业中学关系到学校的办学格局及上级部门的重点投资,因此各地竞争激烈。根据以往的检查评比,我县职中均因生产实习基地不足被扣分。作为一所以林业、养殖和多种经营为长线骨干专业的职业中学,生产实习基地的必要性不言而喻,而自治区的复查迫近,更使生产实习基地的解决成为燃眉之急,望县政府及时研究解决。(须于12月16日下文)
××县教育局二0××年×月×日
二、评析
原稿从标题,正文到结构都有毛病。1.从标题来看,“通知”应属下行文或平行文。但从受文单位名称上看.受文单位是行文单位的上级机关,这有悖于“下级机关对上级机关行文不能用通知”之规定,犯了“文种含混”的错误,改为“请示”题文就相符了。2.行文用语不规范,结构上亦有毛病。文中的“据悉”一词属生选词语,结束语应另成一段,并写上“以上请示当否,请复示”等用语。3.正文结尾最后一个标点位置不对,应放在括号之后。应当指出:括号内的文字是第二次犯了把“通知”与“请示”相混淆之毛病。“请示”是下级请求上级机关帮助解决实际问题的,而这个“通知”(应为“请示”)却打起“官腔”要上级机关“须于12月16日下文”,颠倒了通知的“通过传达对下进行指挥”的作用,变成了“对上级机关进行指挥或督办”,使人难以接受,也违反行文规则。
三、试改
关于要求尽快解决××中学生产实习基地的请示
县人民政府:
为实现中学办学方向的转轨,大力发展职业技术教育,国家教委拟将各省(区)中一批办学条件好、效益高的职业高中,通过检查评比后确认为省(区)级重点职业高级中学。获悉国家教委分给广西两个指标,并有意向将其中一个指标落实到少数民族县。地区行署认为我县××中学条件比较成熟,已向区人民政府提出申请,要求把该校列为确认对象。区教委受区人民政府委托,组织有关人员将于本月18日到我县对××中学进行检查评估。由于被确认的省级重点职业高中,在经费投入上能得到上级的重点扶持,因此,各地竞争激烈。根据以往的教训,××中学在检查评比中皆因生产实习基地不足而被扣掉很多分。此次接受区教委的检查,我们担心的最大问题仍是该校的生产实习基地至今尚未得到解决,如不及时落实,无疑会严重影响到对该校办学成绩的评估。为使我县××中学能顺利通过检查评估,跻于省级重点职业高中之列,特要求县人民政府尽快解决该校生产实习基地问题。以上请示当否,请复示。
××县教育局二0××年×月×日