1、企业应事先设置差旅费会计科目，差旅费是二级科目，一般在销售费用、管理费用、研发费用下设置，根据企业的实际情况与自身要求，在差旅费下，也可以设置相应的三级科目，如住宿费、机票费、火车费、交通费、招待费等，将差旅费用按明细项目进行详细分类与核算。
2、一般企业对于员工出差，采用员工先预支再报销的方法。根据这种方法，以仅设置差旅费二级科目为例，分步骤说明会计分录的制作。
3、员工预支差旅款：借：其他应收款-员工贷：银行存款
4、员工报销差旅费，且报销款大于预支款：借：销售费用/管理费用/研发费用-差旅费（依据员工所在部门）贷：其他应收款-员工 银行存款（超出部分）
5、员工报销差旅费，且报销款小于预支款：借：销售费用/管理费用/研发费用-差旅费（依据员工所在部门） 银行存款/现金（员工退回多预支部分）贷：其他应收款-员工
6、员工报销时，报销单据要完整、真实、规范，财务人员复核无误后，编制会计分录进行记账。对于员工的预支款项，财务人员要定期清查。
