1、及时按照领导要求写好发文内容。拟写发文内容，有的单位直接让业务员去写，有的则是让发文管理人员去写，不管是谁写，都要按照领导的意思及时完成。
2、将拟写的发文内容报领导审批。拟写的发文内容，按照发文格式要求报领导审批，有的可能会被领导修改，应当按照领导修改意见修改后报领导签批同意。
3、正式排号发文并记录。领导签批同意后，一般都会按照发文文号的次序编号后，可以正式发文了，发文后要和对方联系，确保对方已经接收，并记录发文时间、名称、对方的联系方式和联系人等信息。
4、及时规整发文文件。发文文件可能在长时间积攒后会有许多，这时候就要按照文号和发文时间对发文文件进行整理了，以做好归档工作。
5、对发文文件进行数字化扫描。对发文文件进行数字化扫描，其实是更好地管理发文文件，比如有时候你将一些文件归档了，若不扫描，领导可能有时候需要查阅文围泠惶底件，你再去查档就比较费时费力。而直接调取发文电子的扫描文件，你可以及时送给领导审阅。
6、及时催促接收方尽快回复文件。有些发文中可能要求接收方及时回复文件，比如限定对方在某某日回复，你应当在日期逼近的时候提醒对方，若催促多次对方并未回复，应当将办理情况告知领导。
