公文写作是非常严肃慎重的一项工作。国务院办公厅于1993年专门颂发了《国家行政机关公文处理办法》,对公文写作的各个方面作出了明确的规定。在撰写公文标题时,必须严格按规范去写,形式上、内容上、语言上必须符合要求,才能起到正确地传播和交流的作用。但在实际运用中,公文标题存在着不规范甚至错误的写法,应该给予纠正,以保证公文的严肃性和适用性。
一、词或意义重复出现
公文标题的表述应简洁、明了,不能在简短的标题中再出现重复的词或意义。如:①××大学关于请求从我校校区内迁出居民住宅的请示②××公司关于要求批准建造冷库的请示例①中的“请求”二字和文种“请示”重复,“请示”即“请求批示”之意,已包含“请求”,所以应将“请求”二字去掉。例②中的“要求批准”和“请示”重复,“请示”已包含“要求批准”之意,所以应去掉“要求批准”几字。还有带文件头的文件,标题中仍出现发文机关名称,这也是不规范的。
二、顺序颠倒
公文标题的撰写顺序应是发文机关、事由和文种,不能随意调整三部分顺序。如:①关于中共××省委办公厅机关委员会启用印章的通知②关于组成中共××厂第五届委员会的请示例①“中共××省委办公厅机关委员会”是发文机关,应作为标题的第一部分,“关于”二字应放在事由“启用印章”之前。例②比较复杂,发文机关应是“中共××厂委员会”,将原标题中“中共××厂”加上“委员会”三字放在前面,正确的标题是“中共××厂委员会关于组成第五届委员会的请示”。
三、不合语法
公文标题要符合语法,词语搭配得当,语句通畅,不能缺少语言成分,或用词不当。如:①××市人民政府关于开展增产节约的通知②××公司关于开展反对铺张浪费问题的请示③××县公安局关于开展严厉打击偷猎国家珍稀野生动物的通告例①“开展增产节约”不通,动词“开展”后应有相应的宾语,即“开展……活动”或“开展……工作”,这一标题应在“增产节约”后加“活动”二字。例②应将“问题”二字改为“活动”或“工作”。例③的“开展”后无宾语搭配,“打击”后无宾语搭配,但如果都搭配了,又太啰嗦了。这一标题可以改为《××县公安局关于严禁偷猎国家珍稀野生动物的通告》。
四、事由表述不妥
公文标题的事由部分要抓住文件的主要内容,让人一看就知道是什么内容,表述要恰如其分,要简洁明了,不能啰嗦或无内容。如:①××市人民政府对五个文明单位放松管理和教育,造成不良影响予以撤销的处理决定②××市财政局关于表彰×××同志先进事迹的通报例①事由部分太啰嗦,几乎写了原因和决定,且因句子太长,致使意思不明确,应改为《××市人民政府关于撤销×××等五个文明单位称号的决定》。例②事由无内容,要表彰什么事迹未写出,使人不知所云,应改为《××市财政局关于表彰×××同志××××先进事迹的通报》。
五、错用文种
公文文种有12类13种,使用时应根据发文目的。作用和文件内容选择适当的文种。否则会造成文种误用而失去文件的效用。如:①××市财政局关于授予×××同志优秀会计员称号的通报②××市人民政府关于撤销×××等五个文明单位称号的通报③××市教育委员会关于进一步深化教学改革,全面推进素质教育的意见例①授予某人何种称号应用“决定”这一文种。例②撤销某单位何种称号应用“决定”这一文种。例③“意见”这一文种不是公文的文种,可根据文件的内容和发文的目的选用“通知”或“决定”。