1、如果是覆函, 必須注明对方來函的档案号艨位雅剖码。然后再注明自己的档号。一般商业公司編排档号的方法是用發函人的姓名縮寫再加上工作性質, 例如, 發函者為陳大文, 他的函件編号便会以CTM开头, 后面一般是工作性質, 有些人会自己編制A-Z各自代表什么, 有些則按事情分类, 例如销售工作用/sa/ (代表sales), 報稅工作用/ta/ (代表tax) 等等。
2、日期会放在右上角。
3、然后是收信人的公司名称及地址, 以及收信人的職函及称謂。如有确实的收信人姓名, 在Attn: 一欄可寫上全名及職位。不知道的話就寫上大約有关的职位, 例如关於銷售的就Attn: Sales Manager，关於采购的，就Attn: Purchase Manager。(Attn 即Attention的縮寫。)
4、如知道对方姓名, 請直接寫Dear Mr LI, Dear Miss WANG。不知道就Dear sir/madam。
5、标题請用粗体, 如标题有兩行或以上, 只有最下面一行会有橫線。如覆函, 可用Re: "加上來函的标题"。
6、信件內容第一段会指出你寫信的目的。例如是索取產品目錄, 提供報價, 等等。如果是覆函, 記得第一句要Thank you for your letter, 以示礼貎。
7、第二段是詳細內容, 解釋第一段的寫信目的, 亦可以用來提供額外资訊, 等等。
8、最后一段记得提供自己的联系方法, 同时表示希望能收到对方回覆。
9、如果知道收信者名字, 信头用Dear Mr CHEN等等的, 結尾用Yours sincerely。如果信头用Dear sir/madam的話, 結尾用Yours faithfully。現在亦很流行用Best regards, 無論信头用什么亦可用。 簽名下面要寫上自己的全名及职函。
10、如果有隨函附件, 請在信末加上Encl. 一詞 (即Enclosure)。另外, 如果某些原來要將信函發給第三者, 在信末需注明 cc: XXX。 (c.c. 的意思是carbon copy荑樊综鲶, 古時沒复印机, 复件都是用碳紙的, 現在仍沿用cc 用來表示"副本抄送")
11、如果信函太長需要兩頁紙, 一般第二頁不会用有信头的公司信紙, 用白紙即可。有些公司会有兩款信紙, 一款有信头寫上公司名称, 另一款只有公司地址电话寫在信紙底。