1、书信是一种书面交际方式，和口头交际一样应讲礼貌，并遵守社会上习惯规定的书写程式。
2、信文首先用称呼开头称呼写在第一行顶格，这是对收信人表示尊敬，也可以使信文眉目清楚。对收信人的称谓要根据具体情况以及收信人和发信人之间的关系来决定。
3、对于正式的、体制内工作人士一般应提倡用“同志”。本家和亲戚之间可以用亲属称谓，对于直系亲属关系的用辈分关系称呼，特别亲密关系的可以用昵称。
4、我国一般不习惯在称谓前面加修饰语，但是在特殊情况下也可以加用自己认为恰当的修饰语。在对收信人的称谓中可以加用职衔以表示尊敬，如“老师”、“师傅”、“主任”等等，但是这种称谓一般不在熟人之间使用，也不宜多用。
5、正文开始第一行应退两格起书写，全文根据需要分段，加标点。正文开始时应根据情况和需要加用问候语，如“您好”，来身体好吧”等等。
6、正文结束后应加致敬语，如“此欲敬礼祝好”等等。“此致”、“祝”等应写在正文之后（空两格），但不能写在最后两格或一格内（如果遇到这种情况，应写在另起一行的当中），“敬礼”、“好”等应移至下一行顶格写。
7、信文末了要署发信人的姓名（或单位名），名下写上年、月、日。根据发信人和收信人的关系，可以在暑名前加“弟”，“您的学生”等称谓。本家和至亲中长辈给小辈写信一般不署名，只写“父字”、“舅字”等。
