根据公文格式规定，版记各个段落的左侧要缩进一个字的距离，同时同一个段落中的各个要素要采用居中、靠右等不同对齐方式。可以使用字处理软件制表位功能来设置这些缩进和对齐。
工具/原料
Word，WPS，或 LibreOffice 等字处理软件。
用左对齐制表位设置左侧缩进
1、如图，有一篇文档需要在最后一页加上版记区域。版记一般包括抄送和内部发送、文件联系人、印发部门，以及印发份数、日期等信息。按照公文印制的相关要求，版记应该在公文最后一个偶数页的最下方。
2、首先，键入并选中版记文字内容，然后保持左制表位符号不变，在上方标尺左起一个字的位置单击。如果单击的位置多于或少于一个字的空间，可以先按住键盘上的 Alt 键、然后用鼠标对制表位符号进行微调。
3、现在，取消对版记内容的选中状态，然后在每一个段落前面按一下键盘上的 TAB 键，也就是在每一个段落前面插入一个制表符。由于上一步骤已经设置了制表位的位置，因此本步骤按下 TAB 键之后，段落的缩进位置将正好与设置好的制表位对齐。
用居中对齐和右对齐制表位设置版记元素居中对齐、右对齐
1、版记中的联系方式部分需要居中对齐，而印发份数需要右对齐、且右侧缩进一个字。
2、将光标定位到联系方式所在的段落，将制表位切换到居中模式，然后在标尺的中间单击、插入居中制表位；用同样的方法，在标尺右侧缩进一个字的位置，插入右对齐制表位。
3、现在，在联系方式前面、印刷份数前面各插入一个制表符，就实现了各自的居中对齐和右对齐要求。
用制表位实现其他版记元素的精确对齐
1、灵活使用左对齐、右对齐、居中对齐等制表位，可以将主送、抄送、内部发送等元素实现以冒号为标准的精确对齐，如图。
