1、一、在Office中，先建立两个文档 一个是word文档，包括所有文件共有内容的主文档（比如需编号的优惠券等）和一个excel文档，包括变化信息的数据源（如优惠券编号等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息（如优惠券编号等），合成后的文件用户可以保存为word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。
2、二、邮件合并的应用领域 1、批量打印信封：按统一格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 2、批量打印信件：主要是从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容固定不变。 3、批量打印请柬：同上2。 4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。 5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。 6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。
3、三、Microsoft Office邮件合并的操作方法实例（优惠券自动编号为例） 1、准备数据源 这个数据源可以是excel工作表也可以是access文件（如优惠券编号等），也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。 2、准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板，可以是Word文档（优惠券共有部分）。 3、邮件合并 打开模板文件（word），从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件” >> “显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏。
4、邮件合并详细步骤：（1）设置数据源点击邮件合并工具栏上“设置数据源”的按钮，选择含优惠券编号的excel文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，指定工作簿，直接点击确定，完成数据源设置。（2）插入数据域将光标定位到要插入数据的地方，点击邮件合并工具栏上“插入域”的按钮，在弹出的窗口中选择“编号1（列）”，然后单击“插入”，单击关闭，重复上述操作数次，依次插入其他元素（编号2、编号3等）。（3）查看合并数据单击邮件合并工具栏上“查看合并数据”的按钮，即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框，可以查看前一条、下一条和指定的记录。（4）完成合并到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档”（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个word文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择“合并到打印机”（适用于成百上千条记录），并不生成word文档，而是直接打印出来。