1、明确职能，各有关部门应该知道自己的职责，相互沟通，促进公司的正常经营活动有序正常的开展，战略与监管部负责提供来访人员的信息；负责样品间的策划、布置、改善和日常管理；市场策划负责落实、检查样品间使用登记工作。市场策划负责样品间流程落实。技术管理部负责提供新结项的产品用于展示厅陈列；调度分布负责支持陈列样品的更新。各相关的部门应相互沟通理解，相互配合，正确履行自己的责任，保障有关的接待工作的正常开展，不允许推卸责任，必须按照公司的规章制度及流程，严格执行。对于不按照相关流程做事的人员，我司将根据相关处罚条例追究责任。
2、战略与监管部是很重要的一个环节，其必须负责提供已审批的客人来访信息，根据时间落实样品间的开放、核实登记信息、卫生清洁、关闭等工作。战略与监管部派相关人员对各个环节进行严格的把关，不准马虎了事，对于不按照相关流程做事的人员，我司将根据相关处罚条例追究责任。
3、样品间由战略与监管部市场策划专人管理，无关人员不得随意进出，未经管理人员同意其他人员不得将样品间物品带出样品间。接到《客户来访接待表》的样品间需求信息后，样品间管理员应主动配合（钥匙鲇膣纫犀领用、开门），行政人事部（行政）提前准备好茶水，客人离开后行政人员应及时清洁卫生，战略与监管部人员及业务员予以提醒。经许可或有公司陪同人员引领进入样品间的来宾，须到前台处领取并佩戴“贵宾证”、“陪同证”后方可进入样品间（客户接待区），工作人员及公司管理人员有权要求在样品间内未佩戴证件的人员表明身份并正确佩戴“贵宾证”、“陪同证”；其他无关人员如非公物勿在样品间长期停留，以免影响接待、洽谈、参观工作；会客区和展示厅只做公务接待用，公司各部门如有需要，须填写《工作联络单》由分管经理批准后执行。所有非样品间管理人员使用样品间及使用样品间内的办公用品（电脑、复印、取样本等）均需填写《样品间参观人员登记表》，样品间管理人员每月10日前汇总一次，报行政人事部费用情况；严禁随意摆弄样品间内的演示系统及设备物品等行为；陪同人员带领客人进入样品间时，如需要讲解、演示的，将依据《客户来访接待表》信息执行，样品间展示的文化刊物，如需要更新的，由战略与监管部文化专员负责；如参观人员有需要的，由陪同人员向战略与监管部领取；新获得的公司荣誉牌匾、证书由战略与监管部管理人员一个工作日内开具物品领用单，于二个工作日内取得取得后用于样品间展示；
4、各有关的部门人员应该清楚明确的知道，公司样品间摆放的是什么产品，以及产品的有关的比较简单的一些信息，对于产品的摆放应根据其相关的性能采用不同的摆放方式。
5、所有陈列的物品应该是有计划的，有利于公司发展的，可以体现公司发展规划、公司的企业文化，公司的精神面貌的，所有陈列的物品应制定相应的改善计划，周密部署，严格执行。所有陈列物品的改善，每年8月份检查一次，8月15日前上报计划，取消部分需要撤架（销量减小、停产）的产品，8月30日前完成。每年3月份检查一次，3月25日前上报计划，进行全面更新，5月15日前完成。技术管理负责新结项的典型产品（其他简单产品按照技术管理部制度执行）与结项10日内提供给品牌分部，同时提供产品的介绍，陈列于样品间各分类产品区域，其他部门所需要展示的物品需要提报批准后执行。需要展示的英文界面产品由国际贸易部提出展示建议，经各开发部门及技术管理部复核，由技术管理部提报批准后提供给战略与监管部，同时提供产品的介绍，陈列于样品间指定区域。样品间管理人员每月10日进行样品间物品数量登记、上报；样品间所需的展示辅助用品，由系统事业部负责根据要求设计、制作、协助、移交等工作；客户定制产品原则上不能在样品间展示，如有特殊要求，需经过客户中心主任助理以上人员同意；
6、样品间的环境可以说是一个企业的象征，必须保障样品间的整洁干净，应提供给客户一个安全舒心的感觉，战略与监管部负责样品间日常5S及检查监督会客、展示厅是否能正常使用，遇有情况，应及时与行政人事部联系解决；样品间内的物品不得擅自挪动位置、改变摆放造型，不得擅自调换配套物品；根据天气变化，合理开窗换气，可行当使用空气清新剂，下班前将所有门窗关闭；卫生标准：地面无积灰、碎屑、脚印、杂物；门窗及相关物品表面无污迹；战略与监管部应当如实履行自己的责任，保障公司的样品间的环境卫生和安全。对于不能如实履行自己责任的人员，应给予相应的处分。
7、样品间安全管理非常的重要，对于企业来说，它是一种无形的财富，安全管理可以给公司带来许多利处。因此我司作出如下要求：所有房间钥匙统一管理，对于需要领用钥匙进行开门的行为，应当经过审批后，方能使用，公司由战略与监管部市场策划人员管理，按要求领用开门，锁门；客户需要在我司陪同人员带领或者引导后方可进入样品间，否则我司的有关人员可以采用恰当的措施，请无陪同人员的客户离开样品间，如果在无我司相关人员带领的情况下发生物品遗失或损坏，钥匙负责人赔偿；若客户不小心损坏样品间物品，由带领其参观人员、钥匙负责人共同签名证明交付公司处理；样品间物品发生丢失，在无法查明责任人的情况下，由管理人员共同赔偿；样品间内、外禁止参观人员拍照，特殊情况需请示公司领导。在样品间内，严禁吸烟，或者存在危险物品，样品间的管理人员对于发现有关的行为，应当予以制止，并上报相关的领导，请求其配合处理相关的事项。