1、将一张空白的桌子分为四个区域，如果没有地板也可以。之后，将办公桌上的所有物品都分类放入这四个区域中，即使是一张纸。
2、废物区，将所有应该清除的东西都放入废物区，你可以将需要清理的东西写在一张纸上，比如：旧广告单，旧报纸，大学时的学习资料，旧挂历，过期的保修单。
3、交换区，将所有可以交给别人处理的文件放在交换区，如果你平时有把所有工作都留给自己的习惯，那么你可以在这里想想有哪些工作是可以转交给别人处理的，比如：同事，家人，朋友，相关机构。
4、重要文件区，在这个区里都是必须由你亲自处理的文件，你可以吝啬一些，不要把这个区域塞得满满的。
5、紧急处理区，这里是可以马上快速完成的事情，比如：龅歧仲半打电话，也许你不需要以书面形式来表达，打电话更加直接，如果对方无法接听，应该把这些事情记玲膛宀耱录在纸上并放入该区域；发传真，将一些文件以传真形式发送出去，如果没有传真机可以通过邮寄方式发送；保存文件，将重要的文件放入文件夹或者文件柜中。