不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加.作为主办者,邀请的方式非常重要.通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序. 31会议网www.31huiyi.com为您详细解说一下这三个环节在会议邀请中的注意事项.
1、信息发布--从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式.通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望.
2、回执--对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一.回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息--明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配--主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出.回执可以有多种形式--传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可.回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助.
3、确认通知--如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知.同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等.