1、一、关于邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1．一定不要空白标题，这是最失礼的。 2．标题要简短，不宜冗长。 3．标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 5．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。
2、二、关于称呼与问候 1．邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2．Email开头结尾最好要有问候语。
3、三、附件 1．如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2．附件文件应按有意义的名字命名，附加文件后应确认文件名是否是乱码，避免发送BOOK1.exl之类的附件。 3．正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 4．如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
4、四、结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 1．签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。但信息不宜行数过多，你只需将一些必要信息放在上面。 2．签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。