数倌栗受绽据透视表是Excel内置的强大汇总、统计功能,并且速度也比函数公式更快,操作比编制VBA代码更简单。为了方便、有效地利用该工琼藻樘哒具,基础数据表一定要做好,否则会在制作过程中遇到各种各样的麻烦。本例主要介绍一下excel数据透视表基础表的设计要求。
工具/原料
Excel
数据透视表原始表编制规范:
1、首先,数据透视表原始数据表应该是标准的二维表。要有明确的抬头,每个抬头下面顺序存储原始数据,每一列下的数据应该是同类型数据。比如说【姓名】下的都是文本,【数量】下的都是数值型(不能是文本型数字)。
2、列标或抬头中不能有空白,否则将无法创建数据透视表。在本例中数据列数很少,并且排版魑徒扮阙简单,因此可以很方便的发现空白的抬头,但是实际使用过程中,列数可能很多,并且可能有绣诅收蟮无用的隐藏行,很容易导致出现下面的错误提示。
3、如果有多个同类型数据,比如说很多列都是皙祛土耘金额或数量,表头最好不要重复,虽然透视表接受同样的表头,在透视表结果页面自动加上序号,但是会在进一步统计汇总时造成困扰,不知道蚯岈烧缎哪个序号是对应要求和或统计的列。建议:比如说有多列销售额,可以写成“2012年销售额”,“2013年销售额”,“预测销售额”等,用简短的文本描述该列数值内容。
4、原始数据内容不能有合并单元格,否则会遗漏统计,同时在数据透视表中出现一个名称为“空”的项目,所有空对应的数据会汇总到一起,达不到想要的目的。
5、如果数据透视表有【日期】这个字段,需要保证确实是excel表格可识别的日期格式,如果不是可识别的日期格式,可以通过分列、函数公式处理成日期格式。
6、如果日期无法被识别则会被认为是文本,这样,就无法使用数据透视表对日期自动分组汇总的功能了,如下图所示:
7、相反,如果是日期格式,则可以按照月、季度、年的方式汇总显示数据。