管理会议是一项很重要的管理功能。这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确菱诎逭幂方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈提供了一种集体解决项目问题和获得机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议创造适当的团队气氛。他她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会上讲得过多会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他她要达到会议目标努力的认可度和他她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。
工具/原料
日事清
日事清-项目管理，工作计划
会议可能是低效的或完全是浪费时间的,特别是项目经理所犯下面一些常见的错误
1、 •召集太多或太少的会议。 •在会前忽视分发会议日程。 •没能邀请有决策权的管理人员。 •没能与在会上做主要发言的人员协调。 •在琐碎的事情上花费太多的时间。 •没能将活动任务分配给具体人员。
下面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。
1、 会议前。 按前面所论述的问答程序决定会议是否确实需要。如需要，那么就要： •确定会议目标，要把项目进展或状态评审会议与问题解决会议分开举行。 •为会议讨论设定基本规则。 •确定谁确实要参加，并只邀请这些人员。 •尽早通知与会者会议的目标、地点和时间。 •事先分发会议日程。 •列出要在会上涉及到的事项并预演会上的发言。 •按时开始和结束会议。
2、 会议期间。 为了使会议尽量简短，且富有成效项目经理应做到以下几点： •制定具体时间限制，并坚持这一时限。 •会议一开始，就要明确会议的具体目标。 •多从与会者处了解情况(听应多于讲)。 •使会议按日程进行，防止与会者“跑题”。 •利用直观教具帮助说明你的观点，鼓励其他与会者效仿。 •就是否达成一致意见或仍然存在分歧，定时总结讨论结果。 •当工作需要进一步完成时，将工作分配给团队成员。
3、 会议后。 当然，绝大多数工作要在会议之外完成。因此，要跟侏宪屣拢踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录并在下次讵畿缤耒会议上使用会议记录检查工作结果。 要保留会议记录特别是项目计划、组织和评估会议的记录。这些记录要简洁、清楚和具体。会议记录可以包括下面内容： •下次会议的时间、地点和说明。 •这次会议的时间和地点与会者名单及其在项目中担任的角色。 •讨论的会议事项。 •已达成一致的决定和需要进一步研究的问题。 •活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。
4、 做一个工作总结
