1、第一步：真假询盘判断应该要有一个辨伪程序，否则一旦业务做开，你会淹没在电子邮件的海洋里。一般从买家查询的内容，你就能判断出来哪些是实盘，哪些是虚盘。香港国际采购网的询盘经过百分百的电话审核，质量还是不错的，可以省下不少精力。
2、第二步：了解询盘真正用意要善于透过电子邮件的表象看到深层去，了解询盘者真正的用意。他是否是真正的买家或者中间商甚至是你的竞争对手？他购买的动机是什么？他的购买能力如何？掌握这些以后，你就可以有高超的回复处理能力，能够抓住客户的心理，让买家更快、更好的了解你的企业及产品。
3、第三步：熟悉产品及行情要非常清楚你的产品（包括质量）是否适合目标市场？要设法了解国内其它同行的质量和价格水平。“现在获取同行的产品信息是多么轻松啊！”您要明白，一份询盘，国外客户不会只发给你一家，而会同时发给很多供应商。只有你的产品质量及价格优于同行，才有可能最终获得定单。
4、第四步：处理电子邮件的八字方针 “简单、可信、恰当、快速”。简单：语言要简炼，不要罗罗嗦嗦，言之无物。要知道，很多国外商人的耐心是很差的，你浪费他的时间就等于在谋财害命。可信：和买家开始联系时要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容，给对方一个很正规的印象。有些厂商答复时常常丢三落四，很容易给人留下不良印象。恰当：恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前二个因素，更重要的，还需要专业。快速：买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率。
5、第五步：细致跟踪客户进展这一点非常重要！很多人往往觉得网上信息多、成交少，或者没有成交，就岳赎祝浦失去了信心，并对收到的查询不再重视，这是非常狭隘和愚蠢的做法。换位思考，换劲忧商偌了你是买家，你会第一次就给一个你不了解的供应商下定单吗？更何况现在的市场基本都是买方市场，买家不管是通过电子商务还是传统商务手段，轻而易举就能获得无数供应商。所以，千万不要轻视买家的任何查询！