1、认识不同的证书，做好分门别类。一般来说，建筑企业的证书分为两大类，一类是企业相关证书，一类是人员相关证书，企业证书数量少，不外乎营业执照、资质证书、安许证书等。而人员证书数量就比较庞大，一般习惯性划分为注册类、职称类、安全三类、现场管理类、职业技能类、特种作业类。按照这个标准来把手头的证书分门别类整理，是第一步要完成的工作。
2、为证书建立规范、完整的台账。标准的证书台账内容，至少应该包括证书的基本信息（如持证人、证书名称、专业等），证书有效期、押证情况（使用情况）、证书去向（借出）、存放地址等。还应该包括和持证人相关的身份信息、如身份证号、社保情况、居住地等，以便在选择证书时，作为参考。信息相对比较复杂的时候，可以考虑采用智慧证书一类的软件来管理。
3、重点关注证书期限。为了避免投标时或办理其他资质维护业务时，证书已过期无法使用。证书管理部门应密切关注证书期限，及时完成证书延续或继续教育。看漏、看错、忘记看、忘记办，都有可能给企业的业务开展造成损失。
4、借还流程一定要规范，作好记录。许多公司在证书借用时，存在较大的随意性，久而久之证书丢失时常发生。作好相关的记录，介入一定的审批机制，规范流程，更为有效。
5、押证就不能再用，那什么时候可以再用？掌握证书的押证信息是一方面，关注证书什么时候释放押证更为重要。这需要证书管理部门与负责投标、项目管理的部门密切配合，信息互通，方可做到。最好的方式是，通过信息化的管理系统打通壁垒，让证书的状态随相关项目的进度变化而变化。
6、给证书一个相对固定的存放位置和规划。证书不多的时候，一股脑放进一个柜子问题还不是太大。当证书上百本上千本，没有一个合理的存放规划，找起来则十分吃力。建议按照以上提到的证书分类将证书归纳整理好，分别归入不同的存放单元，并做好记录。
7、如何快速配置证书。当需要办资质、投标等等，需要一次性配置多本证书的时候，该怎样最快、最准确地完成？要手动从成百上千的证书中找出合适的一批并非易事，一般采用管理系统方便快捷，设置相应的筛选条件、数量，很快就能获得相应的配置结果。
8、人员业绩如何管理？人员业绩，主要是指人员参与的工程项目。与证书的项目押证类似，需要项目管理部门的配合来完成，使用信息化工具，不仅可以掌握项目押证，也能对投标押证的情况有所反应，帮助证书管理环节更加精准。
9、管理证书费用。证书管理员还应掌握证书费用的情况。公司在证书上的投入是多少，付款的进度是怎样，也是一本账，需要清晰记录，为项目成本管理提供相应的依据。
