1、应在设备申购单、技术协议书、购置合同等采购文件上清楚地表明采购产品的信息。可包括：
2、1、设备名称、型号、规格。
3、2、设备数量及计量单位（台、件、套等），设备的技术标准和包装要求等。
4、3、合同价格及付款方式，设备单价与合同总价，结算方式（付款条件），结算银行，帐号，开票资料和开票方式、开票时间等。
5、4、交货（交付）期限、交货地点、运输方式、交货与收货单位全称，交（提）货检验方法等。
6、5、设备安装、调试、试运行、验收双方责任的约定，并包括经过多次验收不合格，对我司造成的损失的赔偿金额的约定。
7、6、采购合同约定设备说明书，技术资料、图纸、操作手册及自动控制程序清单、备份光盘、常用备品备件清单等资料须提供两份，一份留设备物流部存档，一份转使用部门备查。
8、7、违约责任（合同中必须明确设备交期、验收不合格、质保期内质量约定等），如违反合同条款的处理方法和罚金，赔偿损失的范围和金额。
9、8、售后服务的约定、责任的保障以及后期设备大修配件供应、技术支持方面的要求的约定。
10、9、设备及物料交货时，需附含标签或铭牌，内容包括制造厂商名称、出厂时间、出厂编号等，需附带产品使用说明书（如含相关软件，需附软件使用说明书)。对于单只砝码、螺纹规等无出厂编号的物流，计量室可根据购买时间编号后进行标定或校准，合格品由设备采购安排打标后在入库、领用。对于无制造厂商、出厂时间、出厂编号、说明书的将做拒付款等相关考核。
11、10、设备的主要技术参数、主要配置清单及易损易耗清单等。
12、11、其他双方认为有必要列入合同的条款。
13、12、采购的设备涉及行业应用保密性的，在合同中应明确双方保密责任，违约责任。
14、采购文件在与供应商沟通前，与相关部门、工艺质量部门、审计部门进行会签，设备采购依会签意见与设备供应商进行交流、沟通。
15、设备技术协议书经相关使用部门、工艺质量部门确认后，及时传真给供应商，并要求供应商确认后回传至设备物流部，设备采购员根据技术协议要求，和供应商协商商务购置合同，经财务审计部、相关主管经理批准后，签订购货合同，以上相关文件采购人员留底保存至此设备验收，移交使用部门并报财务报销，进入固定资产台帐后，交部门存档以备查用。
16、设备采购人员应随时掌握供应商的实际交货期，交货数量，根据设购置合同要求对供应商进行动态计划管理，应保持供应商设备交付使用进度完成情况的记录，重要设备，设备部门应组织相关技术部门（技术、质量）按设备进度到设备厂商现场进行跟踪确认。
17、设备的到货验收，需凭托收合同及装箱清单进行开箱检查，开箱验收如要求供应商在场一起验收的则在合同中予以说明。需要供应商在场的，要求供应商按期到场（不到场的不准开箱），开箱现场需由使用部门、仓管人员及设备采购员一同到位执行，开箱后经检查无误双方签字确认，装箱清单由仓管人员收回登记。验收合格后办理相应的入库手续。
18、1设备到期验收，不允许提前太多时间交货，不准延期到货。
19、2设备完整性验收：设备件数、名称规格是否与合同相符，做好清点记录，技术资料、随机配件、专用工具是否按合同内容要求。
20、设备安装调试，根据合同要求明确双方责任。
21、1供应商在设备安装过程中，不得对公司原有的设施造成损坏，如有损坏的，责成其恢复原状并对造成的损失照价赔偿。
22、2供应商在设备安装过程中，对其安装人员的安全负责，如有必要的，在合同签订的同时，要签订安全责任协议，明确双方责任。
23、3安装调试期间所产生的费用，根据合同约定执行，合同签订时要予以明确。
24、设备验收涉及产生费用的合同签订时要予以明确约定，对验收不合格及重复发生费用的必须由设备供应商承担。
25、设备采购人员应掌握采购设备购置、制作过程的质量及设备安装、调试、验收过程直至使用中的设备质量信息和服务信息，并保存供应商质量服务情况的记录。
26、设备采购人员与供应商建立双方沟通的工作关系和信息传递与反馈系统，对供应商提出的有关质量、交付、成本、设计等方面的改进建议，设备采购人员以《工作联系单》《合理化建议》方式传递至相关使用部门和工艺技术部门，使设备投入使用更合理、更适用。
27、在设备合同签订的同时，要约定好双方对设备的维护和操作培训的责任，要明确培训的时间、课时、内容、培训后的预期效果。
28、设备科负责组织相关人员培训，并负责对培训后相关人员掌握的程度及效果进行考核和设备供应商培训执行情况，进行评价并记录在案。
29、设备采购人员负责协调后期关于设备技术方面的咨询，并对设备供应商答复反馈时间、内容的满意度进行记录和跟踪。
30、合同签订时要约定好供应商在保质期内的售后服务执行情况、反应时间、备件提供的情况等，设备采购人员负责跟踪并要有详实的评估、反馈、记录。
31、供应商的保质期后的售后服务执行情况，设备物流部要对供应商的反映态度要有详实记录，可作为再次合作的评价参考依据。
32、公司年度供应商大会设备管理部门可根据情况邀请供应商参加。
33、供应商未按合同约定交付设备或设备出现质量问题的，按下面程序执行。
34、1设备采购对合同执行情况进行记录，在设备初步验收结束投入试用后应在一周内对违约情况形成记录，经使用部门确认后报设备主管、财务审计部审核，经分管经理批准后以书面形式发至供应商确认，沟通、协调后，最终由总经理批准后对供应商进行违约责任追溯，相应款项从应付设备款中予以扣除，如有违约责任时不能进行设备到场后的设备付款。
35、2设备验收后设备管理部门、使用部门必须对设备试运行进行跟踪，如出现质量问题，由设备采购部门与供应商进行沟通，按合同约定对供应商进行责任追溯。